Делопроизводство в исходящий номер на

Исходящие документы | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Делопроизводство в исходящий номер на

Рациональная организация документооборота – гарантия эффективного участия компании во внешней экономической жизни и своевременного поступления управляющих сигналов и обмена информацией внутри предприятия. Во внешней коммуникации компании особую роль играют исходящие документы – ответы на запросы или инициативные.

В статье рассмотрены вопросы:

  • что такое исходящие документы организации;
  • какие виды исходящих документов встречаются в практике производственной деятельности;
  • как осуществляется учет и регистрация исходящих документов;
  • какие сведения содержит журнал регистрации исходящих документов в 2016 году;
  • как организован документооборот исходящих документов;
  • как оформляются исходящие документы.

Внутренние, входящие и исходящие документы организации

Документооборот в организации – это система, состоящая из внутренних, входящих (поступающих извне) и исходящих (отправляемых) документов. От того, насколько хорошо организован документооборот в компании, зависит то, насколько оперативно поступают управляющие сигналы, решаются вопросы, происходит информационный обмен.

К внутренним документам относятся приказы, распоряжения, служебные и докладные записки, акты, протоколы и прочая организационно-распорядительная документация, касающаяся внутренних аспектов производственной деятельности.

Входящей называется вся документация, поступающая в адрес компании, как обычной почтой, так и электронной.

Это могут быть приказы и распоряжения вышестоящей организации, финансовые документы из банка и от контрагентов, обращения юридических и физических лиц, договоры, счета-фактуры, информационные письма и т.п.

Рекомендуем почитать: Обработка документов при поступлении и отправке

Исходящие документы – это официальные документы, рассылаемые организацией как по своей инициативе, так и в качестве ответа на какие-то входящие документы и запросы.

Как правило, исходящий документ представляет собой либо отдельное письмо, либо пакет документов с сопроводительным письмом. Все исходящие письма организации оформляются на ее официальном бланке и подлежат регистрации.

Обычно, контроль исполнения исходящих писем в компании не ведется, но в некоторых случаях бывают исключения.

Виды исходящих документов

Исходящие документы организации формируются из тех, что написаны в инициативном порядке и тех, которые являются ответами на поступившие устные или письменные запросы. Адресатами их могут быть как частные, физические лица, так и другие учреждения, в том числе выше- или нижестоящие.

Если речь идет о нижестоящих организациях, основную массу документопотока может составлять организационно-распорядительная и информационно-справодчные документы: приказы, постановления, распоряжения, письма, обзоры.

В вышестоящую организацию направляются: справки, отчеты, докладные записки, обзоры.

Документопоток между компаниями-партнерами, в основном, состоит из разного рода писем и запросов, телефонограмм и телеграмм, счетов-фактур, договоров и документации по их выполнению, электронных писем и факсов.

Учет и регистрация исходящих документов в 2016 году

Учет исходящих документов в 2016 году происходит по одним и тем же правилам, что и учет входящей и внутренней документации. Учету подлежат все исходящие документы, независимо от их формы и от формы отправления – обычной или электронной почтой, факсом.

Соответственно, все исходящие документы должны регистрироваться в зависимости от установленных в компании правил: от руки в специальном журнале регистрации исходящих документов, в электронных таблицах типа Excel или в специализированной программе электронного документооборота.

Регистрация исходящих документов заключается в присвоении им уникального номера и записи сведений о документе.

Повторная регистрация документа в организации: основная причина и способ устранения

Каким бы ни был порядок, установленный в компании, регистрация исходящих документов в 2016 году должна вестись в пределах текущего календарного года и основываться на принципах однократности и своевременности.

Как вести журнал регистрации исходящих документов в 2016 году

Вне зависимости от того, в какой форме ведется на предприятии журнал регистрации исходящих документов, основным требованием к его содержанию является полнота отражения информации.

Записи в журнал вносятся только после того, как документ и сопроводительное письмо к нему были подписаны исполнителями и руководителем.

В графах журнала должна быть отражена следующая информация об исходящем документе:

  • индекс, включающий номер дела и, при необходимости, код подразделения-инициатора документа, код отправления (ф — факсом, э – по электронной почте);
  • дата регистрации;
  • дата и номер запроса, на который отправляется ответ;
  • наименование адресатов или корреспондентов, на чей запрос дается ответ;
  • краткое содержание документа, отражающее его суть;
  • отметка об исполнении (регистрационные номера входящих документов-ответов);
  • сведения об исполнителе (подразделение должность, ФИО);
  • примечание.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210252-qqq-16-m3-ishodyashchie-dokumenty

Делопроизводство в исходящий номер на

Делопроизводство в исходящий номер на

В результате вы получаете единую, эффективную базу документарной информации, исключающую возможность дублирования отдельных бумаг, и максимально удобную систему отчетности.К основным графам регистрационного журнала относят следующие пункты:

  • Регистрационный номер;
  • Дата поступления/отправки документа;
  • Вид документа;
  • Наименование корреспондента (ФИО, название организации);
  • Тема/содержание письма;
  • Исполнитель.

Допускается наличие дополнительных граф, например:

  • В дело №;
  • Способ доставки письма или пр.;
  • Количество страниц;
  • Резолюция;
  • Отметка об исполнении;
  • Кем подписано;
  • Примечание и т.п.

Регистрационным номером называют набор букв и цифр, присваиваемый документу.

Важно N Датапоступления От когополучен Краткоесодержание Резолюция Кому направлен Распискавполучении … … … … … … Вх-29 16.01.2012 ОАО»БизнесПортал»г. Москва Предложениепо арендескладскихпомещений Подготовитьпроектдоговора О. Е.

Регистрация входящих документов Журнал регистрации исходящих документов Необходимо быстро оценить содержание документа или спросить у исполнителя, о чем документ.
Внимание Заголовок или краткое содержание также пишется в журнале в графе 3.

Адресат отмечается в журнале в графе 4: пишется кому и куда направляется документ. Это Ф.И.О. (если это имеется на) и организация. Наименование организации адресата пишется полностью или допускается сокращенно.
Внимание В графе 6 проставляется количество экземпляров .

Понятие входящих документов — делается отметка в журнале регистрации входящих (в графе «Примечание»).

Где пишется исходящий номер на документе

С начала каждого календарного года регистрационный номер исходящего документа начинается с цифры 1. Регистрационный номер может дополняться кодами: должностного лица, подписавшего документ; вопроса по предметно-тематическому классификатору или другими кодами.

При необходимости такие классификаторы или справочники кодов разрабатываются и утверждаются в компании.
Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, которая подшивается в дело структурного подразделения компании.

Сведения об отправляемом (исходящем) документе вносятся в регистрационно-контрольные формы (РКФ).

Регистрация исходящих документов

При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату: — подписания (для документов, не подлежащих утверждению); — утверждения (для документов, подлежащих утверждению); — заседания или принятия решения (для протоколов); — события (для актов).

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности «день месяца, месяц, год». День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 декабря 2011 г. следует записать так: 05.12.2011.

Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 декабря 2011 г.

На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Нумерация исходящих писем и приказов

Так, выданная работнику справка считается действительной только при условии наличия регистрационного номера. Что касается входящей документации, то регистрации подлежат документы, полученные любыми способами доставки, включая электронную почту и факс.

Если речь идет о внутренней документации компании, то документ, переданный в иное структурное подразделение, регистрируется только один раз, что облегчает поиск и отслеживание документации.

При необходимости получить сведения о регистрационных данных документа другого подразделения разрешено делать копию страницы журнала учета входящей/исходящей корреспонденции.

Журнал регистрации заполняется секретарем, референтом, офис-менеджером, делопроизводителем или иным работником, исполняющим аналогичные обязанности. Утвержденной формы оформления журнала на сегодняшний день не существует.

Меню

Нажимаем Ctrl + F (функция поиска) и указываем a href. Если в шаблоне есть ненужные для Вас и Вашего шаблона гиперссылки — удаляем их, однако, не удалите нужные ссылки, которые могут подключать некоторые скрипты или отвечают за картинки.

4 Некоторые внешние ссылки могут не только навредить сайту, но и перенапрвлять некоторых посетителей на другие порталы бех их ведома. Самый распространённый способ — это перенапраление посетителей, которые перешли на сайт с помощью мобильных телефонов.

https://www.youtube.com/watch?v=zUem2JTUGcI

В официальной книге управления «К» даны рекомендации пользователям при перенаправлении, а для администраторов сайта даны советы по исправлению файла .htaccess, который лежит в корне сайта.

Необходимо открыть текстовым редактором данный файл и просмотреть все строчки, уделяя особое внимание, таким как:RewriteRule и RewriteRule, т.к.

именно в них и ставят перенапраление.

Источник: http://jurist-life.ru/deloproizvodstvo-v-ishodyashhij-nomer-na/

Делопроизводство от А до Я. Работа с исходящей корреспонденцией

Делопроизводство в исходящий номер на

Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании.

Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании.

Организация документооборота в создаваемой компании

Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях. Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания. Последними этапами в технологии работы с исходящими документами являются их регистрация и отправка.

Регистрация и учет отправляемых (исходящих) документов

Отметим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых (исходящих) документов.

Регистрация отправляемых документов осуществляется в компании централизованно в службе ДОУ в день их утверждения или подписания.

Сотрудник службы ДОУ просматривает поступивший документ для отправления на предмет грамотности составления и правильности оформления. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку.

Регистрационный номер отправляемого (исходящего) документа должен состоять из индекса дела по номенклатуре дел (включающего в себя код структурного подразделения) и разделенного косой чертой порядкового номера документа в пределах календарного года. Например: исх. № 25-03/198, где:

исх. – указывается, что документ является исходящим;

25-03 – индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения, в которое поступает на хранение копия отправляемого документа;

198 – порядковый номер документа в пределах календарного года. С начала каждого календарного года регистрационный номер исходящего документа начинается с цифры 1.

Регистрационный номер может дополняться кодами: должностного лица, подписавшего документ; вопроса по предметно-тематическому классификатору или другими кодами. При необходимости такие классификаторы или справочники кодов разрабатываются и утверждаются в компании.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, которая подшивается в дело структурного подразделения компании. Сведения об отправляемом (исходящем) документе вносятся в регистрационно-контрольные формы (РКФ).

Отметим, когда дата подписания или утверждения документа и дата его регистрации отличаются (по каким-либо причинам документ был передан в службу ДОУ позже даты подписания или утверждения), в этом случае сотрудникам службы ДОУ необходимо сделать отметку в РКФ об этом.

При ведении РКК на бумажном носителе для регистрации инициативных документов заводится новая РКК. Регистрационные данные ответного документа вносятся в РКК поступившего (входящего) документа.

Примерная форма журнала и комментарии по правилам его заполнения приведены в NAAR.ru в разделе бланки «Журнал регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции».

После присвоения отправляемому документу регистрационного номера первый экземпляр поступает на отправку, а его копия с визами и приложениями (если таковые имеются) подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Телеграммы, которые требуется отправить, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи.

Текст телефонограммы, подлежащий передаче, печатается на бланке, подписывается, регистрируется с проставлением даты. После передачи телефонограммы по телефону делается отметка о передаче с указанием даты, времени, фамилии лица принявшего телефонограмму.

Отправка документов должна осуществляться в компании только централизованно сотрудниками службы ДОУ.

Важно знать. Отправке подлежат документы, полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные.

По факсу или по электронной почте информационные сообщения оперативного характера могут передаваться непосредственно работниками из структурных подразделений.

Отправляемая по почте документация упаковывается с указанием адресатов (получателя и отправителя) и направляется в местное отделение связи.

Важно помнить. Сотрудники службы ДОУ перед упаковкой проверяют правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

Документы, направленные разными подразделениями в один адрес могут вкладываться в одну упаковку. Письма, рассылаемые большому количеству адресатов (более 4-х), передаются в службу ДОУ со списком на рассылку, составляемым исполнителем.

Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания и регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

Если есть необходимость в срочности доставки адресатам, документация может отправляться спецсвязью или экспресс-доставкой (DHL, Pony Express и т.д.).

В данной статье были освещены некоторые основные моменты, на которые необходимо обратить внимание при организации делопроизводства в создаваемой компании при регистрации, учете отправляемых (исходящих) документов.

Т.В. Войцехович,
эксперт НААР

Источник: http://naar.ru/articles/rabota-s-ishodyaschey-dokumentatsiey/

Входящие и Исходящие Письма в Делопроизводстве

Делопроизводство в исходящий номер на

Расскажем, как рационально организовать на предприятии учет и обработку поступающей корреспонденции. Для вас — 6 образцов документов и 4 ошибки, которые нельзя допускать.

Скачайте полезные документы:

Что относится к входящим документам

Входящая и исходящая корреспонденция, а также внутренние документы — это инструмент, с помощью которого ваша компания взаимодействует с вышестоящими организациями, дочерними подразделениями, другими предприятиями, органами власти, сотрудниками и другими физическими лицами.

Исходящая и внутренняя корреспонденция формируется в самой организации, входящие документы поступают извне. При этом способ доставки входящей корреспонденции при ее обработке не имеет значения. Поступить она может:

  • по почте,
  • курьерской, фельдъегерской доставкой,
  • при помощи электронных средств связи,
  • как ое сообщение по телефону,
  • телеграфом.

Входящий документ может передать сотрудник, вернувшийся из командировки, или человек, который обратился в организацию с заявлением, жалобой или просьбой.

Командировочное удостоверение с отметками о прибытии и выбытии

Документы, которые относятся к входящим

  1. Информационно-справочные материалы, в том числе законы, указы, постановления.
  2. Распорядительные документы, среди которых инструкции, рекомендации, решения, указания, распоряжения, поручения, приказы.
  3. Письма, в том числе сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, с предложениями и запросами.
  4. Договоры и акты.
  5. Доверенности.
  6. Подтверждающие оплату документы.
  7. Телетайпограммы, телеграммы, телефонограммы и факсограммы.
  8. Документы, переданные в цифровом виде по электронным каналам связи.
  9. Все виды отчетности.
  10. Обращения организаций и граждан, депутатские запросы и обращения, ходатайства, коллективные обращения.
  11. Жалобы и обращения от физических лиц.

Полезная информация для секретарей

Центральный телеграф запустил систему «Федеральная сеть документальных сообщений (ФСДС). Она позволит передавать короткие сообщения и большие объемы информации, включая изображения. Сообщения, отправленные через ФСДС, будут иметь юридическую силу, как и телеграммы.

Ни один из поступивших в организацию документов не должен потеряться. Порядок, по которому обрабатывают входящие и исходящие документы организации, устанавливают внутренней инструкцией или положением о документообороте.

В этих локальных нормативных актах определяют, какие документы относятся к входящим и каким образом их регистрировать и учитывать.

Эксперт журнала «Справочник секретаря подробно расскажет, какую дату входящего письма нужно ставить в регистрационной форме

Дорогие посетители! На сайте предложены типовые варианты решения проблем, но каждый случай индивидуален и имеет свои нюансы.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – звоните по бесплатному телефону+7 800 350-23-69 доб. 504 (консультация бесплатно)

Прием и первичная обработка входящей корреспонденции

Приказом руководителя назначают сотрудника, в обязанности которого будет входить прием входящей корреспонденции и ее первичная обработка.

На крупных предприятиях этим занимаются отдельные подразделения, на средних и небольших — секретарь или делопроизводитель.

Первичная обработка входящей корреспонденции необходима, чтобы сразу же отсортировать срочные и важные документы и оперативно ознакомить с ними руководителя.

Кроме того, среди документов могут быть те, что направлены не по адресу или те, которые не требуют дальнейшей обработки, например, информационно-рекламные материалы. Эксперт журнала «Справочник секретаря подскажет, в каком случае можно не регистрировать входящую корреспонденцию

Что необходимо учитывать при регистрации входящей корреспонденции

Входящую корреспонденцию, доставленную ошибочно, вскрывать нельзя. Направьте ее по адресу отправителя. Письма и бандероли с пометкой «лично также не вскрывают.

После регистрации их передают в руки адресатам.

Входящие документы распаковывают, проверяют на читаемость и целостность, наличие всех приложений, указанных в сопроводительных письмах. Если в сопроводительном письме не указана дата регистрации или адрес отправителя, конверт не уничтожают. Его нужно подколоть к документу.

Если на документе стоит пометка «Срочное«, на нем проставляют время получения. Сообщения, в которых часть текста повреждена или не поддается прочтению, а также те, в которых отсутствуют некоторые приложения, включаются в акт. Акт составляют в произвольной форме в двух экземплярах, один из которых направляют отправителю.

Заказную входящую корреспонденцию принимают на почте или от курьера под подпись.

На небольших предприятиях входящая корреспонденция после сортировки передается руководителю, который расписывает ее по исполнителям. На крупных предприятиях полученные документы распределяются по лицам, назначенным ответственными за то или иное направление деятельности. Они получают корреспонденцию по своей тематике и затем расписывают ее по исполнителям.

Как регистрировать входящие документы

Отметку о поступлении нужно проставлять на всех документах. Но регистрации подлежат не все виды входящих документов. В делопроизводстве их подразделяют на регистрируемые и нерегистрируемые.

Входящие документы, которые не регистрируют:

  • рекламные буклеты и коммерческие предложения;
  • приглашения на выставки и презентации;
  • поздравительные и благодарственные письма, открытки, телеграммы;
  • документация по материально-техническому обеспечению;
  • бухгалтерские и платежные документы.

Все остальные входящие документы, которые подлежат исполнению, содержат руководящие указания и справочную информацию, регистрируют в обязательном порядке.

Кроме отметки о поступлении, на них проставляют регистрационный номер в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. Такой регистрационный индекс может состоять из букв и цифр.

Читайте совет эксперта журнала «Справочник секретаря о том, как правильно сформировать регистрационный номер входящего документа.

Отказ от регистрации входящей корреспонденции квалифицируют как нарушение должностной инструкции и положения о делопроизводстве. За такой проступок может быть наложено дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.

Для учета зарегистрированных входящих документов используют специальный журнал. В современных организациях работа с входящей и исходящей корреспонденцией автоматизирована. После регистрации все документы вносятся в базу данных.

Как правило, в структуре базы данных отражается регистрационный номер и дата поступления документа, его краткое содержание, текст резолюции руководителя, дата передачи на исполнение, данные об исполнителе.

Журнал учета входящей корреспонденции

Использование автоматизированных систем, с помощью которых осуществляется учет входящей и исходящей корреспонденции, существенно облегчает контроль исполнения документов. Читайте советы экспертов «Системы кадры о том, как правильно организовать документооборот в кадровой службе.

Сроки регистрации и ответа

Процедура обработки входящей корреспонденции состоит из нескольких этапов:

  1. Прием и первичная обработка.
  2. Регистрация.
  3. Распределение документов для принятия управленческих решений.
  4. Направление документов ответственным исполнителям.
  5. Исполнение.
  6. Контроль исполнения.
  7. Формирование исполненных документов в дела.

Сроки выполнения каждого этапа устанавливают в организации инструкцией о делопроизводстве. Они зависят от специфики деятельности организации, объемов получаемых документов и определяются требованиями руководства. Как правило, на выполнение первых трех этапов отводится один день.

Инструкция по кадровому делопроизводству

Ответственные исполнители должны получить входящую корреспонденцию не позже, чем через день после того, как руководителем было принято управленческое решение и назначен исполнитель. Документы, требующие срочного и оперативного исполнения передаются в течение нескольких часов.

Обратите внимание! Срок исполнения документа в делопроизводстве начинается с того дня, когда документ был принят на исполнение. И, если в организации установлен трехдневный срок исполнения для срочных документов, переданное исполнителю 1 марта поручение должно быть исполнено 3 марта.

Какое время отводится исполнителю, определяется нормативно-правовым актом или организационно-распорядительным документом. В некоторых случаях срок устанавливается в индивидуальном порядке резолюцией руководителя.

В общем случае на исполнение срочных входящих документов отводится 3 рабочих дня, оперативные должны быть исполнены в течение 10 рабочих дней. Все остальные — в течение календарного месяца. Конкретные сроки исполнения установите положением или инструкцией о делопроизводстве.

Не забудьте оговорить в локальном нормативном акте, что сроки исполнения исчисляются в рабочих днях.

Основные ошибки при работе с входящей корреспонденцией

Ошибка 1. Используют один журнал учета для регистрации исходящей и входящей корреспонденции.

Это делать нельзя, поскольку количество и состав реквизитов у входящей и исходящей корреспонденции различается.

Ошибка 2. Вносят в журнал регистрации входящей корреспонденции документы, поступившие без сопроводительных писем.

Если документ поступает с сопроводительным письмом и указан в нем как приложение, он может быть учтен как корреспонденция.

Поэтому не требуют исполнения и не должны регистрироваться как входящие первичные документы бухгалтерского учета, исполнительные листы, судебные решения и постановления.

Их передают в структурные подразделения без регистрации, но вносят в специальный журнал учета нерегистрируемых документов.

Ошибка 3. Ведут общий журнал регистрации при большом количестве входящих документов одного типа.

Так, если организация работает с большим количеством обращений граждан, есть смысл регистрировать этот тип корреспонденции в отдельном журнале учета и использовать специальные регистрационные индексы.

Ошибка 4. При формировании исполненных писем в дела подшивают в разные папки входящие письма и исходящие ответы на них.

Такой способ формирования дел существенно затрудняет поиск, если требуется найти историю переписки по данному вопросу. Подшивайте письма-ответы вместе с письмами-запросами.

Нюансы обработки входящей корреспонденции закрепите локальным нормативным актом — Положением или инструкцией о делопроизводстве. Используйте специализированное программное обеспечение для учета и контроля исполнения входящих документов.

Входящие и исходящие письма в делопроизводстве

В случае регистрации документа, поступившего от нового корреспондента, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т. п. Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.

Источник: https://russia-ukraine.com/vhodjashhie-i-ishodjashhie-pisma-v-p07/

Организация работы с документами в Первомайском секторе Соль-Илецкого отдела управления Федеральной регистрационной службы по Оренбургской области — Управление персоналом

Делопроизводство в исходящий номер на

  • Обработка входящей и исходящей документации.
  • Регистрация сделок с недвижимостью.

Ведение делопроизводства в Первомайском секторе Соль-Илецкого отдела управления Федеральной регистрационной службы по Оренбургской области возлагается на государственного гражданского служащего — ведущего специалиста-эксперта. Его должностной регламент выполняет функции должностной инструкции и включает в себя разделы:

— общие положения; — квалификационные требования; — должностные обязанности, права и ответственность;

—.порядок служебного взаимодействия.

Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции осуществляется централизованно специалистом-экспертом. Он же проводит регистрацию всей входящей корреспонденции.

На лицевой стороне полученного документа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, содержащий информацию о дате поступления документа и регистрационном номере.

Присваиваемые документам регистрационные номера состоят из номера региона, номера структурного подразделения, номера журнала регистрации входящей корреспонденции, года и порядкового входящего номера документа. Например: 56-25/005/2009-316. Основные сведения о поступающих документах заносятся в журнал регистрации входящей корреспонденции.

Не подлежат регистрации следующие документы: — копии документов, присланные для сведения; — телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок; — поздравительные письма; — пригласительные билеты; — бухгалтерские документы (счета, платежные поручения и т. д.); — печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

— формы статистической отчетности.

На этих документах ставится только дата поступления.

Предварительное рассмотрение документов проводится также специалистом, ответственным за делопроизводство, с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководителем Первомайского сектора и направляемые непосредственно специалистам, исходя из оценки содержания документа.

Документы с резолюциями руководителя Первомайского сектора возвращаются специалисту, ответственному за делопроизводство, для передачи документа исполнителю.

На рисунке отражено процентное соотношение поступающей документации.

Рис. 1. Соотношение документов в поступающем потоке документации Первомайского сектора Соль-Илецкого отдела управления Федеральной регистрационной службы по Оренбургской области за год

К отправляемым документам в Первомайском секторе Соль-Илецкого отдела управления Федеральной регистрационной службы относятся: письма, уведомления, переписка с судами и правоохранительными органами, а также информация, выдаваемая по запросам заявителей.

Исходящие документы за подписью руководителя Первомайского сектора подлежат регистрации сотрудником, ответственным за делопроизводство. Исходящим документам присваивается исходящий регистрационный номер, который состоит из номера региона, номера структурного подразделения, номера журнала исходящей корреспонденции, указывается также год и номер документа по порядку.

Регистрация производится в журналах регистрации исходящей корреспонденции. На последнем листе журнала делается заверительная надпись, которая содержит следующие данные: — на каком основании закрыт журнал; — количество сделанных записей; — реквизиты последней записи; — количество листов (цифрами и прописью); — указание должности и подпись государственного регистратора.

Новые журналы регистрации входящей и исходящей документации заводятся в трех случаях: — в связи с окончанием года; — в связи с окончанием журнала; — в связи со сменой государственного регистратора. В журналах ведется валовая нумерация страниц. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

Документы отправляются заказными письмами в конвертах. На конвертах указываются адресат, его почтовый индекс и адрес, а также в нижнем левом углу — номер отправляемого документа.

К заказным письмам прикрепляется уведомление о вручении.

Уведомление передается в почтовое отделение, а возвращенный из почтового отделения экземпляр уведомления, подтверждающий отправление заказной корреспонденции, подшивается в соответствующее дело.

На копиях исходящих документов ставится штамп с указанием даты отправки. Исходящая корреспонденция составляется в двух экземплярах, один из которых отправляется адресату, второй остается в организации.

На рис. 2 отражено процентное соотношение отправляемой документации за год.

Рис. 2. Соотношение документов в отправляемом потоке документации Первомайского сектора Соль-Илецкого отдела управления Федеральной регистрационной службы по Оренбургской области за год

Специалист, ответственный за ведение делопроизводства, учитывает все документы при получении и подготовке к отправке в журналах регистрации входящей или исходящей корреспонденции. В таблице 1 представлены данные по документообороту за 2007–2009 годы.

Таблица 1. Объем документооборота за 2007–2009 годы в Первомайском секторе Соль-Илецкого отдела управления Федеральной регистрационной службы по Оренбургской области

Поток документации

Количество документов в потоках документации
за период:

2007 год

2008 год

2009 год

Входящие

3217

3318

3882

Исходящие

4086

4090

3541

Итого

7303

7408

7423

Из таблицы видна тенденция увеличения документооборота.

В 2008 году процесс приема документов был автоматизирован, что позволило специалистам-экспертам осуществлять электронный прием заявлений по установленной форме, зафиксированной в базе Единого государственного реестра прав.

Автоматизации подлежит прием документов на регистрацию и выдача свидетельств, а также действия, связанные с проведением государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним.

Кроме того, автоматизирован прием заявлений на предоставление информации из автоматизированной базы данных Единого государственного реестра прав.
Учет документов, связанных с проведением государственной регистрации, ведется отдельно от управленческих документов.

Используется автоматизированная система «Единый государственный реестр прав». Данные по исполнению государственной функции передаются по региональной сети в центральный аппарат управления Федеральной регистрационной службы по Оренбургской области, где и учитываются.

Для проведения государственной регистрации прав на недвижимое имущество в зависимости от вида сделки заявитель предоставляет специалистам-экспертам пакет документов. Перечень документов отражен в таблице 2.

Таблица 2. Документы, представляемые заявителем в Первомайский сектор Соль-Илецкого отдела, управление Федеральной регистрационной службы по Оренбургской области, для проведения государственной регистрации прав в зависимости от вида сделки

Вид сделки

Документы, необходимые для проведения государственной регистрации

Документы, выдаваемые после государственной регистрации

1

2

3

Прива-тизация

— заявления дополнительных сторон (муниципальных образований и физических лиц); — доверенность на представительство; — чек-ордер об оплате государственной пошлины; — заявление на приватизацию;

— копия лицевого счета;

— зарегистрированный договор приватизации;
— свидетельство о государственной регистрации права собственности

— согласие на участие или отказ от участия в приватизации; — постановление муниципального образования о передаче собственности гражданину;

— договор приватизации (в 3 экземплярах)

Купля-продажа

— заявление обеих сторон на проведение регистрации; — заявление обеих сторон на право собственности; — заявление о переходе права; — чек-ордер об оплате государственной пошлины; — договор купли-продажи в 2 экземплярах; — справка о зарегистрированных и проживающих;

— нотариальное согласие на продажу и покупку

— зарегистрированный договор купли-продажи;
— свидетельство о государственной регистрации

Дарение

— заявление двух сторон на проведение регистрации; — заявление обеих сторон на право собственности; — заявление о переходе права; — чек-ордер об оплате государственной пошлины; — договор дарения в 2 экземплярах;

— справка о зарегистрированных и проживающих

— зарегистрированный договор дарения;
— свидетельство о государственной регистрации

Договор аренды

— заявление одной из сторон; — чек-ордер об оплате государственной пошлины; — договор аренды; — кадастровый паспорт на земельный участок;

—.постановление муниципального образования о представлении в аренду или распоряжение

— зарегистрированный договор аренды;
— если обратился арендатор, то арендодателю выдается уведомление о регистрации договора аренды

Управление Федеральной регистрационной службы является последней инстанцией для совершения каких-либо сделок с недвижимым имуществом. Поэтому заявители обращаются в данный орган уже с собранным пакетом необходимых документов. Работа по исполнению государственной функции по регистрации недвижимого имущества и сделок с ним проходит в несколько этапов.

Основанием для начала исполнения государственной функции является личное обращение заявителя с комплектом документов, необходимых для государственной регистрации прав.

Специалист, ответственный за прием документов, устанавливает предмет обращения, проверяет документ, удостоверяющий личность, наличие всех необходимых документов, исходя из соответствующего перечня документов, представляемых на государственную регистрацию прав, а также проверяет соответствие представленных документов установленным требованиям.

После этого специалист вносит запись в книгу входящих документов автоматизированной системы «Единый государственный реестр прав», где указывает: — порядковый номер записи; — дату и время приема с точностью до минуты; — общее количество документов и общее число листов в документах; — данные о заявителе; — сведения об объекте прав; — цель обращения заявителя (вид регистрируемого права, ограничения (обременения) права, сделки, исправление технической ошибки, внесение изменений в ЕГРП и т. д.); — фамилия и инициалы.

Ответственный за прием документов оформляет расписку о приеме документов по установленной форме в 2-х экземплярах. В расписку включаются дата представления и время (с точностью до минуты) и перечень документов с указанием их наименования, реквизитов, количества листов в каждом документе, а также книги учета входящих документов и порядкового номера записи о принятом заявлении. Копия расписки приобщается к принятым документам. По окончании приема в ЕГРП вносится запись о принятом заявлении, указывающая на правопритязание в отношении данного объекта.

Специалист формирует результат административной процедуры по приему документов и передает его государственному регистратору для проведения правовой экспертизы.

Правовая экспертиза — это проверка юридической силы правоустанавливающих и других представленных на государственную регистрацию документов.

Главный государственный регистратор проводит регистрацию недвижимого имущества и вносит запись о государственной регистрации в Единый государственный реестр прав. Проведенная регистрация права удостоверяется свидетельством о государственной регистрации права.

Свидетельство оформляется в одном экземпляре, кроме случаев государственной регистрации права общей долевой собственности.

При государственной регистрации права общей долевой собственности свидетельство оформляется в количестве экземпляров, соответствующих числу участников общей долевой собственности.

Свидетельство оформляется на бланке установленной формы, являющемся бланком строгой отчетности. Право считается зарегистрированным и возникает с момента внесения записи в ЕГРП, а не со дня выдачи свидетельства.

Источник: http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?135

ПраваГуру
Добавить комментарий