Какой ручкой можно делать запись в трудовой книжке

Какой ручкой и как допускается заполнение трудовой книжки

Какой ручкой можно делать запись в трудовой книжке

Статья рассказывает, какой ручкой заполнять трудовую книжку, разъясняет порядок ведения кадрового делопроизводства.

Какой ручкой делать записи

Вопрос о том, каким цветом оформлять бланк, важен для кадровиков. Ответ дает пункт 1.1 Инструкции о порядке заполнения трудовых книжек.

5 основных правил заполнения книжек:

  1. Писать четко, аккуратно, без помарок.
  2. Можно пользоваться перьевой, а также шариковой или гелевой ручкой.
  3. Использовать чернила, устойчивые к воздействию света и воды.
  4. Можно применять только три цвета: синий, фиолетовый или черный.
  5. Сокращать нельзя.

Если делать записи в трудовой книжке, как указывает Инструкция, то проблем не будет. Если название компании слишком длинное, то становится проблематичным каждый раз его указывать. Поэтому разрешается использовать штамп. Его использование позволяет значительно упростить кадровое делопроизводство.

Проблемы при оформлении бланков

Не допускается произвольно делать записи. Например, писать карандашом, красной или зеленой ручкой неправильно.

Карандаш можно применять для внесения пробных записей. Однако когда запись стирается, нужно следить, чтобы не оставалось помарок. В бланке можно использовать чернила разных цветов. Это должны быть цвета, разрешенные Инструкцией.

Иногда ошибки возникают по невнимательности: некорректно указываются должность, название фирмы или другая информация. Проблема требует решения. Запись признается недействительной. В следующей графе указываются корректные сведения.

Безусловно, трудовую книжку можно восстановить, но для этого придется обращаться ко всем бывшим работодателям.

Порядок заполнения титульного листа

Титульный лист – это источник основной информации о работнике. Здесь указывается имя, фамилия и отчество, уточняется информация о смене фамилии, если имело место такое событие, и пишется информация о том, где учился или служил человек. Ошибок не возникнет, если делать записи по правилам, которые определены правовыми актами.

8 полезных советов, как оформлять книжки:

  1. В точности скопировать из паспорта имя, отчество и фамилию. Со слов человека вносить информацию нельзя.
  2. Использовать исключительно арабские цифры для указания даты рождения. Например, менеджер Кузнецова Мария родилась 20 февраля. Специалист кадровой службы указывает дату рождения в трудовой: 20.02.1984.
  3. Полностью указать наименование учебного заведения, где обучался сотрудник.
  4. Уточнить, какое получено образование: начальное, среднее, неполное высшее или высшее.
  5. Следить, чтобы бланки заполнялись вовремя. Дается пять дней для внесения информации со дня трудоустройства специалиста.
  6. Следить, какой именно ручкой заполнять трудовую книжку. Забыть об использовании карандаша, красной и зеленой пасты.
  7. Проверять, чтобы стояло две росписи. Заполненные графы заверяются руководителем или кадровиком, а затем работником.
  8. Если специалист работал менее пяти дней, то документ не заполняется. Обязательно нужно заполнять документ для специалистов, отработавших более пяти дней.

Важно! Бланк имеет юридическую силу после заверения печатью компании. Но разрешается оформление без печати, если уставом закреплено, что на фирме печати нет.

Нюансы заполнения

Основное правило: сокращения не допускаются. Когда издается приказ, так и нужно писать: приказ, а не пр. Делать добавления также не следует. Порядковый номер указывается одной цифрой. Пишется цифра 1, а написание 01 является ошибочным.

Дата вписывается последовательно: дата, затем месяц и год. Изменение порядка не допускается.

Раздел «Сведения о работе» содержит информацию о четырех основных событиях:

  • прием на работу;
  • перевод на другую должность;
  • присвоение квалификационного разряда;
  • увольнение.

Сотрудник вообще ничего не должен писать, чтобы ему выдали книжку. Написание заявления является необходимым только при утрате основного документа, подтверждающего трудоустройство.

Если работник стажа ранее не имел, то не обязательно об этом писать.

Для совместителей заполняется бланк по основному месту деятельности. Основанием являются справки, выданные на дополнительном месте трудоустройства.

О том, можно ли использовать черную или другую ручку или нет, подробно рассказывает Инструкция. Этим правовым актом и следует руководствоваться в работе.

Если допущена ошибка, это не повод паниковать. Некорректную запись перечеркивать нельзя. Вместо этого информация признается недействительной, а рядом делается корректная запись.

Реквизиты приказов нужно указывать полностью. Это значит, что ставится номер и дата. Пример: приказ от 15.05.2017 № 33-к.

Когда расторгается договор, нужно корректно внести формулировку. Указывается пункт, статья Трудового кодекса, а также основание для увольнения.

Информация о взысканиях не вписывается. Исключение составляют случаи, когда происходит увольнение по соответствующим основаниям. Если увольнение дает человеку льготы, то основание для расторжения контракта обязательно указывается. Так. Следует писать о том, что человек уходит на пенсию или поступает в ВУЗ.

Все бланки учитываются в специальной книге, которая отражает их движение на предприятии.

Правила, которые нельзя нарушать

Начнем с того, какие использовать чернила. Цветов, конечно, много, но допускается использовать всего три цвета. Применять можно пасту синюю, фиолетовую или черную.

Сокращать нельзя, даже, если очень хочется ускорить работу. Проблемы будут у работника, если записи внесены с ошибками. Организация также столкнется с проблемами, если нарушения обнаружат инспекторы по труду.

Согласно Кодексу об административных правонарушениях, придется платить штрафы. За повторные проступки санкции возрастают.

Оформление ведется на национальном языке РФ, т.е. русском. Допускается ведение записи на другом языке, если рядом делается дублирование на русском.

Информация пишется после того, как поставлен порядковый номер. Без нумерации вносить сведения нельзя.

Есть случаи, когда текст можно зачеркнуть, и зачеркивание не будет являться нарушением. Зачеркивания допускаются на титульном листе. Когда сотрудница меняет свою фамилию, то меняется и информация в бланке.

На титульном листе старая фамилия зачеркивается одной чертой, а рядом пишется новая фамилия, и указывается основание. Например, свидетельство о заключении брака II-СТ № 456123. Основание пишется на внутренней стороне обложки. Изменения приобретают юридическую силу после заверки печатью.

Если компания работает без печати, то достаточно просто правильно внести данные.

Кто должен вести книжки

По закону, вести бланки должен руководитель, но фактически такая ситуация маловероятно. Поэтому назначается ответственное лицо.

После того как издано соответствующее распоряжение, работник может смело приступать к кадровой работе. Можно передать полномочия по заполнению книжек специалисту отдела кадров.

Если на фирме отдела кадров нет, обязанности зачастую передаются бухгалтеру или секретарю.

ИП должен самостоятельно вести делопроизводство. Есть и другая альтернатива – издается приказ и назначается ответственное лицо.

Что делать, если заканчивается книжка

Когда заканчивается документ, а человек продолжает работать, наступает время открыть вкладыш. Без трудовой книжки вкладыш юридической силы не имеет. В нем продолжается запись информации о деятельности специалиста.

Резюме

  1. В кадровом делопроизводстве проявлять фантазию нельзя. Ставить эксперименты с цветом ручки при заполнении трудовых книжек запрещает Инструкция, утвержденная Постановлением № 69.
  2. Если допущены ошибки, значит, нужно их исправить. Зачеркивать можно только текст на титульном листе. Записи внутри бланка признаются недействительными, а рядом вносится правильная информация.
  3. В работе лучше использовать качественные канцелярские принадлежности. Это обусловлено тем, что Инструкция предписывает писать ручкой, устойчивой к воздействию воды и света.

Источник: https://kadrovyhdel.ru/trudovaya/knizhka-kakoj-ruchkoj-zapolnyat.html

Трудовая книжка: главные правила оформления. Налоги и бухгалтерский у

Какой ручкой можно делать запись в трудовой книжке

Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности работника. Так говорит ст. 48 КЗоТ.

Действительно, по записям в трудовой книжке исчисляют стаж, в том числе специальный, за период до введения системы персонифицированного учета.

Трудовая книжка подтверждает опыт, квалификацию и право работников на льготы при назначении специальных пенсий, выплат за выслугу лет и т. д.

Давайте подробно рассмотрим общие требования к ведению этого важного документа. Напомним, что они установлены Инструкцией № 58.

Форма трудовой книжки

Действующие на сегодняшний день формы трудовой книжки и вкладыша к ней утверждены постановлением № 301.

Однако многие работники (старшего поколения) имеют трудовые книжки ранее установленного (до вступления в силу указанного постановления) образца (1938 или 1974 года). Знайте:

трудовые книжки старого образца действительны и обмену не подлежат

Если в трудовой книжке заполнены все страницы и она дополняется вкладышем, то независимо от формы книжки вкладыш используют нового формата. На это указывает п. 3.3 Инструкции № 58.

Как заполнять трудовую книжку

Трудовую книжку нужно заполнять аккуратно! Это важно, иначе придется исправлять ошибки. Причем зачеркивать ранее внесенные неточные или неправильные записи ни в коем случае нельзя (подробнее об этом на с. 21).

Язык. Трудовые книжки заполняют одновременно на украинском и русском языках. Для этого в форме трудовой книжки предусмотрены соответствующие разделы ( п. 2.1 Инструкции № 58).

То есть все записи в документедублируются на двух языках. Так, если вы вписали на первой странице данные о работнике на украинском языке, то на аналогичной странице под номером 33 должны быть записаны такие же данные на русском. То же касается и других страниц и записей.

Хотя, на наш взгляд, если вы сделаете запись на украинском языке и в русскоязычной части трудовой книжки или вообще проигнорируете русскоязычную часть, это не будет нарушением.

Тем более, Минсоцполитики в письме от 21.11.2012 г. № 183/06/186-12, сославшись на ст. 13 Закона № 5029, подчеркнуло, что заполнение трудовой книжки на другом языке, кроме украинского, может осуществляться на основе личного заявления лица, которому принадлежит трудовая книжка.

Цвет чернил. Записи в трудовую книжку вносят исключительно ручкой: шариковой или с пером. То есть никаких тебе пишущих машинок, принтеров и других современных средств вывода информации на бумагу.

Цвет чернил выбирайте любой из трех: синий, черный или фиолетовый ( п. 2.4 Инструкции № 58).

На кого ведут трудовые книжки

Работодатели (предприятия, учреждения, организации всех форм собственности, а также физлица-предприниматели) ведут трудовые книжки на всех работников, которые трудятся у них свыше 5 дней ( ст. 48 КЗоТ, п. 1.1 Инструкции № 58).

Также трудовые книжки ведут на:

— студентов высших и профессионально-технических учебных заведений, которые проходят у работодателя стажировку и больше нигде не работают;

— студентов высших учебных заведений, работающих у работодателя во внеучебное время, для которых это место работы является основным*;

— внештатных работников (т. е. работников, которые занимают на предприятии должности (рабочее место), которых нет в штате (штатном расписании)), при условии, что они подлежат общеобязательному государственному социальному страхованию.

Мы не откроем Америку, если скажем, что

запись о выполнении работы или предоставлении услуг по гражданско-правовому договору в трудовую книжку не вносят

Ведь характер отношений с физлицом по такому договору — не трудовой.

У вас трудится работник по совместительству (внешний совместитель)? Запись в его трудовую книжку вы не вносите, потому что этот документ хранится на основном месте работы совместителя ( п. 1.1 Инструкции № 58).

Правда, по требованию работника вы должны выдать ему справкуо такой работе. И вот уже на основании этой справки запись о работе по совместительству по желанию работника внесет в его трудовую книжку отдельной строкой основной работодатель ( п. 2.

14 Инструкции № 58).

А как быть с внутренним совместителем — вносить ли в его трудовую книжку запись о работе по совместительству? Да, на основании внутренних документов, но опять-таки, если работник хочет иметь такую запись в трудовой.

Итак, резюме: записи в трудовую книжкуработника вносит работодатель по основному месту работы этого работника.

Кто заполняет трудовую книжку

Обычно на предприятиях заводит, заполняет трудовые книжки и ведет их учет специалист отдела кадров. Но иногда эту функцию может выполнять сам руководитель предприятия или другое уполномоченное им лицо.

Впервые трудовую книжку работнику заводит и заполняет работодатель, работа у которого для работника является первым основным местом работы.

Это, кстати, может сделать и работодатель — физлицо-предприниматель (см. письмо Минсоцполитики от 03.12.2015 г. № 492/06/186-15). Он заполняет трудовую книжку работника, в том числе и титульную страницу, по правилам, предусмотренным пп. 2.4, 2.11 и 2.12 Инструкции № 58. Подробнее см. на с. 35.

А если гражданин уже работал ранее? Он должен предъявить новому работодателю уже заведенную ранее трудовую книжку.

Правда, устраиваясь на новую работу, работник может скрыть факт наличия у него этого документа. Мало ли, вдруг его не устраивает название прежней должности. А проверять — правду говорит работник о своем прошлом или нет — новый работодатель не обязан. Так что в этом случае ему остается завести этому работнику новую трудовую книжку.

Какие сведения вносят в трудовую книжку

Узнать, какие сведения работодатель вписывает в трудовую книжку работника, вам поможет схема (см. рисунок на с. 5).

Важно! Название работы, профессии или должности, на которую принимают работника, записывают в точном соответствии с наименованием, приведенным в Классификаторе профессий ДК 003:2010.

Какие сведения не вносят в трудовую книжку

В трудовую книжку не вносят сведения о:

— наложенных на работника взысканиях (выговорах) ( п. 2.2 Инструкции № 58);

— премиях, предусмотренных системой заработной платы, или выплатах, носящих регулярный характер ( п. 2.24 Инструкции № 58);

— характере трудового договора, по которому принимается работник, — срочный или бессрочный. О том, что договор носит срочный характер, должно быть указано в приказе о приеме на работу (см. письмо Минтруда от 29.05.2007 г. № 126/13/133-07);

— испытательном сроке;

— пребывании работника в социальном отпуске (в связи с беременностью и родами; для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста);

— пребывании работника в отпуске без сохранения заработной платы, который предоставляется по медицинским показаниям для ухода за ребенком до достижения им 6 (16 (18))-летнего возраста;

— перемещении внутри предприятия на другое место работы, в другое структурное подразделение в той же местности, поручении работы на другом механизме или агрегате в рамках специальности, квалификации или должности, обусловленной трудовым договором;

— временном переводе работника на другую работу, совмещении им профессий (должностей) или выполнении обязанностей временно отсутствующего работника.

Процедура и сроки заполнения трудовых книжек

Первым делом работодатель издает соответствующий приказ (распоряжение) о приеме на работу, переводе на другую работу, поощрении и награждении, увольнении. И уже на основании этого приказа делается запись в трудовую книжку. Происходит это в такие сроки:

— после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу или переводе на другую работу, а также о поощрении и награждении — не позднее недельного срока;

— после издания приказа (распоряжения) об увольнении — в день увольнения.

Внимание! Запись в трудовой книжке должна точно отвечать тексту соответствующего приказа (распоряжения). С каждой подобной записью работника знакомят под подпись в Личной карточке работника типовой формы № П-2* ( п. 2.5 Инструкции № 58).

Основаниями для записей в трудовую книжку служаттакже справки других предприятий и организаций о работе, учебе, службе в ВСУ и т. п. При наличии этих справок дополнительно издавать приказ (распоряжение) не нужно — для внесения записи достаточно данных этих документов.

Например, работник устраивается к вам на работу после окончания службы в ВСУ. В качестве доказательства прохождения службы он предъявил военный билет. В этом случае вы, прежде чем внести в трудовую книжку запись о приеме этого работника на работу, должны заполнить в ней отдельную строку о периоде его службы в ВСУ ( п. 2.19 Инструкции № 58).

Кто обязан приобретать бланки трудовых книжек

Из разделов 6 и 7 Инструкции № 58 следует, что работодатель самостоятельно приобретает бланки трудовых книжек и заполняет их на работников, для которых это место работы является первым.

Стоимость бланка трудовой книжки работодатель взимает с работника ( п. 6.1 Инструкции № 58)

Работник вносит средства за бланк трудовой книжки в кассу работодателя ( п. 7.2 Инструкции № 58).

В то же время вы вполне можете удержать стоимость бланка из зарплаты работника. Так, во-первых, удобнее, а, во-вторых, нет угрозы наказания за продажу трудовой книжки без применения РРО.

Отметим, что как правило, на практике работник самостоятельно покупает бланк книжки и передает его работодателю для надлежащего оформления.

Где должна храниться трудовая книжка

Поскольку трудовую книжкуведет работодатель по основному месту работы работника, она у этого работодателя и хранится ( п. 3 постановления № 301).

Исключение — физлица-предприниматели и физлица, которые используют наемный труд. Они трудовые книжки наемных работников у себя не хранят. В этом случае трудовые книжки хранятся у самих работников ( п. 2.21-1 Инструкции № 58).

Намотайте на ус: возможность выдачи работникам трудовых книжекна руки до момента увольнения не предусмотрена. Но как быть, если такая необходимость все же возникла? Например, трудовая книжка нужна работнику для предоставленияв органы МВД, в Пенсионный фонд и т. п.

В этом случае работодатель должен выдать работнику заверенные выписки из трудовой книжки, как это предусмотрено п. 2.7 Инструкции № 58.

Когда работник увольняется, ему в день увольнения выдают его трудовую книжку, о чем он расписывается в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ( п. 4.1 Инструкции № 58).

Трудовая книжка впервые: какие документы нужны

Чтобы работодатель мог завести трудовую книжку гражданину, который устраивается на работу впервые, ему от такого гражданина потребуются ( ст. 24 КЗоТ, п. 1.4 Инструкции № 58):

— паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;

— диплом или другой документ об образовании или профессиональной подготовке, если он необходим для допуска к выполнению определенной работы.

Военнослужащие, уволенные с военной службы, должны предъявить военный билет, а граждане, освобожденные из мест отбывания уголовного наказания, — справку об освобождении ( п. 1.4 Инструкции № 58).

Новичкам работодатель оформляет трудовую книжкуне позднее 5 дней после принятия на работу ( ч. 3ст. 48 КЗоТ). Если последний день 5-дневного срока приходится на выходной, праздничный или другой нерабочий день, то днем окончания срока будет ближайший рабочий день ( ст. 2411 КЗоТ).

Ну вот, с общими правилами заполнения трудовых книжек разобрались. Пора переходить к деталям. Читаем следующую статью!

Источник: https://i.factor.ua/journals/nibu/2017/january/issue-01-02/article-24273.html

Правила ведения и заполнения трудовых книжек

Какой ручкой можно делать запись в трудовой книжке

Трудовая книжка заполняется, когда человек принят на работу. Записи в трудовой книжке – это своего рода отметки обо всей истории профессиональной деятельности человека.

Когда люди оформляются в качестве специалистов, независимо от того, кем это делается компанией или индивидуальным предпринимателем, обязательным условием является заполнение трудовых книжек.

Зачастую у некоторых специалистов возникают определенные трудности с заполнением рабочей книжки при приеме человека на работу.

Безусловно, ТК отвечает на некоторые вопросы о том, как происходит внесение записи в трудовую. Однако детально этот процесс раскрывает инструкция по заполнению трудовых книжек. Это сборник положений и норм следует детально и скрупулезно изучить, в особенности кадровым специалистам. Он регулирует ряд очень важных и актуальных моментов:

  • каковы правила заполнения трудовых книжек;
  • как правильно сделать запись в трудовой книжке;
  • нужно ли делать запись в трудовой книжке ИП;
  • нужны ли записи в рабочей книжке директора;
  • какой ручкой заполнять трудовую книжку;
  • как заполнить новую трудовую книжку;
  • какие записи вносятся в трудовую книжку;
  • где ставиться дата заполнения трудовой книжки;
  • кем могут составляться инструкции по заполнению трудовых книжек;
  • что должна содержать в личной книжке первая запись;
  • какое отношение имеет рабочий договор к записи в личной книжке;
  • каким образом заполняется титульный лист рабочей книжки;
  • где можно позаимствовать образец заполнения трудовой книжки;
  • кто заверяет запись, внесенную в трудовую книжку генерального директора;
  • как выглядит правильное заполнение трудовых книжек без ошибок;
  • что содержат в себе записи в трудовой книжке на титульном листе;
  • можно ли человеку сделать запись в трудовую книжку самостоятельно;
  • как еще, кроме инструкции, имеются правила внесения записей в трудовую книжку;
  • на основании чего делаются записи в трудовую книжку.

Как видно изучив детально необходимые положения и нормы можно скрупулезно разобраться практически во всех аспектах и выяснить, как правильно заполнить трудовую.

Законодательство о трудовых книжках

Как было указано, заполнение трудовой, а также внесение каких-либо записей в последующем в трудовую книжку работника оговорено в инструкции о порядке и правилах ведения, и осуществления отметок в трудовых книжках.

Также на многих информационных ресурсах имеются сведения, как сделать запись в трудовой и заполнить трудовую книжку.

Безусловно, основные источники информации по этому вопросу  — ТК, Правила ведения и хранения тр. книжек и соответствующая Инструкция.

Однако не стоит забывать и о других документах, которые содержат в себе данные о том, как заполнять трудовую и внести запись в трудовую книжку.

К таким источникам можно отнести, прежде всего, заключение высшей судебной инстанции, которая уточняет разные актуальные моменты по правилам заполнения трудовой книжки.

Периодически такие заключения выносятся. Это происходит по следующим причинам. Все дело в том, что в каждой конкретной ситуации приема человека на работу в организацию имеются свои нюансы и особенности. Соответственно и заполнение рабочей книжки может иметь свои отличия.

таких постановлений обуславливается практикой обсуждения обращений, которые поступают в официальные судебные инстанции от людей.

Причинами таких обращений являются, прежде всего, ошибки и неточности в порядке заполнения трудовых книжек.

Исходя из описываемых в ходатайствах жизненных ситуациях, делаются определенные выводы, и выносится очередное заключение о том, как необходимо правильно заполнять трудовые книжки работников.

Как было указано выше, информацию об этом можно получить из различных источников. Это могут быть ресурсы интернета, а также разъяснения, полученные в бюджетных или частных инстанциях у специалистов соответствующего профиля.

Во многих компаниях практикуется обучение и повышения уровня подготовки для кадровых работников.

Именно в ходе такой подготовки и изучается содержание не только действующих норм и положений, но и вынесенных судебных заключений.

Обсуждается масс нюансов, в том числе:

  • как заводить трудовую книжку впервые при приёме для трудоустройства;
  • можно ли пользоваться при заполнении гелевой ручкой;
  • чернилами какого цвета заполняются строки документа;
  • как внести запись задним числом и какова правильность таких действий;
  • где хранятся сами книги;
  • что указывается на титульном листе;
  • что предпринять, если имела место неправильно внесённая информация, в том числе в строках титульников;
  • на основании какого приказа руководителя заносятся все данные в рабочий документ.

Такое обучение крайне полезно для специалистов. Оно помогает повысить профессиональный уровень и избежать ошибок в ходе осуществления деятельности.

Для чего необходима трудовая книжка?

Некоторых людей интересует, а зачем нужен личный рабочий документ. Такой вопрос вполне логичен.

До того, как человек приступит к выполнению своих функциональных обязанностей, происходит процедура оформления всей необходимой документации.

На претендента заполняют специальную карточку, он пишет заявление, издается соответствующее распоряжение, формируется отдельный счет для зачисления финансовых средств. Казалось бы, документов более чем достаточно и в случае возникновения каких-либо проблем необходимую информацию можно будет довольно просто истребовать.

Однако не все так просто. Все дело в том, что трудовая является личным документом. И хотя на период осуществления деятельности в компании человек на руках её не имеет, при уходе из организации документ возвращается владельцу.

За весь временной период своего существования любая компания может претерпевать изменения. Они могут коснуться не только принадлежности или формы собственности, но и самого существования организации в целом. Проще говоря, она может прекратить своё функционирование.

Не всегда распадающиеся структуры сохраняют или передают на государственное хранение свою документацию, в том числе и сформированную по вопросам трудовых отношений. Оставленная информация может быть неполной, бумага может прийти в негодность с течением времени.

Если возникнет необходимость в каких-нибудь сведениях или данных, получить их будет крайне затруднительно. А вот рабочий документ в большинстве случаев содержит полную и исчерпывающую информацию о профессиональной деятельности человека.

На практике содержание документа дает любому заинтересованному индивидууму решить любые проблемы, связанные с трудовыми отношениями. В ходе официальных разбирательств именно данные из личного трудового документа принимались во внимание, и на их основании ходатайство обратившегося удовлетворялось полностью.

Бланк строгой отчетности

Личная рабочая книжка, по сути своей — это источник достоверной и полной информации о профессиональной деятельности человека.

Информация, взятая из неё, используется в качестве основополагающих доводов в пользу индивидуума.

В связи с этим и сами бланки таких документов подлежат детальному и скрупулезному учету. В любой компании имеется кадровая структура, специалисты которой занимаются вопросам включения и исключения людей из штата организации. В их функциональные обязанности включен весь спектр мероприятий по такому поводу. Не исключение здесь и ведение соответствующей документации.

Когда происходит оформление в штат, прежде всего, необходимо выяснить имеется ли у кандидата рабочая книжка. Иногда в качестве специалиста человек предлагает себя 1 раз, поэтому документа у него может и не быть.

Когда в компанию принимаем нового человека, нужно такой документ завести.     Для этих целей в любой организации формируется своего рода резервное хранилище с бланками соответствующих документов. Каждая такая бумага или книжка имеет свой уникальный номер.

Наличие таких бланков периодически проверяется, в том числе и главой организации.

По действующим нормам и положениям заполненные документы должны находиться отдельно от новых.

Когда используется новый бланк, в специальном учетном перечне кадровый работник делает отметку соответствующего характера. За получение такого документа нанятый человек расписывается.

Следует отметить, что новый личный документ выдается человеку не просто так. За его выдачу по действующим правилам установлена обязательная оплата. Средства такого рода получатель документа может внести сам наличными деньгами либо стоимость будет высчитана из его дохода.

Оплата установлена по причине того, что изготовление бланков также осуществляется на платной основе и любой работодатель стремится погасить свои расходы.

Какие сведения вносятся в трудовую книжку?

Информация, содержащаяся в трудовом документе, полностью отражает всю историю профессиональной деятельности человека.

Поэтому и перечень широк, а все данные содержащиеся в нем достоверны и могут использоваться в качестве обоснованных доводов при возникновении разногласий.

Поскольку, в большинстве случаев достоверность таких сведений не вызывает сомнений, согласно установленным правилам ничего не вносится в книжку задним числом.

Исключение в такой ситуации составляют только лишь данные, которые будут записаны на основании судебного заключения.

В такой ситуации запись задним числом допускается, ведь пока решения будет получен для исполнения, может пройти определенный временной период.

Само содержание рабочего документа начинается с раздела о личных данных. Здесь содержание довольно простое. В таких строках указывается, как зовут человека — его фамилия, имя и отчество, а также дата рождения. Вся информация отражается полностью. Какие-либо сокращения и исключения не допускаются. В нижней части такого раздела владелец документа ставит свою личную роспись.

Следующей частью личной рабочей книжки являются данные о профессиональной деятельности.

Здесь указывается все, что касается выполнения человеком его обязанностей за все время деятельности. Большинство считает, что отражается только приход и уход, но это не совсем правильно.

Помимо приема и увольнения, в жизни любого работника могут происходить и другие трудовые события. Человека могу переводить на другое рабочее место, повышать его квалификацию, направлять на обучение, назначать на другую должность.

Все эти моменты также четко указываются в соответствующих строках.

Завершающим, но не менее важным является раздел о поощрительных мерах, которые применялись к специалисту. Эти сведения не менее важны, чем период деятельности. Они характеризуют человека с профессиональной стороны. Такая характеристика может оказать положительное влияние на трудоустройство в последующем. Работодатель обращает внимание, в том числе и на содержание этого раздела.

Трудовая книжка

Что же касается мер взыскания, они в трудовом документе не отражаются. Такой принцип определен действующими нормами.

Правила внесения записей

Любые отметки в личный рабочий документ вносятся по определенным правилам. Все необходимые условия оговорены в соответствующей инструкции.

Как было указано, записи задним числом недопустимы. Прежде всего, надо знать, что определены специалисты, в обязанности которых входит внесение таких пометок. Ими являются кадровые работники.

Делая очередную надпись, нужно быть очень внимательным и аккуратным. Все должно быть написано четко, разборчиво, без сокращений и ошибок.

Все данные вносятся вручную с использованием авторучки, пастой чёрного или синего цвета. Чернила черного и синего цвета также определены нормами.

Некоторые специалисты испытывают определенные сложности при исправлении ошибок.

В таких ситуациях допускается исправление задним числом. Но только лишь на основании соответствующего распоряжения руководителя либо судебного заключения.

Образцы документов

Трудовая книжка

Источник: http://znatoktruda.ru/trudovaja-knizhka/pravila-vedenija/

Можно ли заполнять трудовую книжку гелевой ручкой — Бизнес, законы, работа

Какой ручкой можно делать запись в трудовой книжке

Сведения о взысканиях не документируется, за исключением случаев, когда нарушение послужило причиной увольнения.

Увольнение, то есть прекращение трудового договора, обязательно должно быть обосновано в трудовой книжке. ВИДЕО: Трудовая книжка 2.2.

Если неправильно заполнена трудовая книжка? Исправления вносятся по месту бывшей работы или на новом месте по предъявлению документов, подтверждающих обоснованность этого шага.

В пометке должно быть указано, когда, кто исправил: ФИО, должность, дата, печать, «исправлено верно». Новому работодателю для обоснования исправления необходим официальный документ со старого места работы, подтверждающий допущенную ошибку.

Можно ли заполнять трудовую книжку черной гелевой ручкой Кадровое делопроизводство представляет собой целую область правовых знаний, которые ценны не столько теоретическими аспектами, сколько практическими.

Какой ручкой и как допускается заполнение трудовой книжки

Важно Например, такая ручка может перестать писать после того, как вы уже сделаете несколько записей. В результате продолжать записи придется уже другой ручкой, а это нежелательно для заполнения документов. Плохое качество записей в трудовой всегда чревато неприятностями.

Внимание По сути, это равносильно некачественному заполнению паспорта. Трудовая книжка – это самый важный документ для работника. Именно трудовая в наибольшей степени характеризует работника, который имеет трудовой стаж.

Исключением можно считать «зеленого» специалиста, который только закончил учебное заведение.

Можно ли писать в трудовой книжке гелиевой ручкой или с черной пастой?

В нем отражена действующая форма документа, образец заполнения. В трудовую книжку вносятся данные, касающиеся профессиональной деятельности гражданина.

Основные правила и образец заполнения трудовой книжки в 2018 году В исключительных случаях работнику выдается дубликат.


Каждая имеет собственный номер, выдается работнику на всю жизнь и не подлежит замене за исключением некоторых случаев.

Если у недавно принятого на работу сотрудника этот документ отсутствует, необходимо открыть ему новый. В случае если таковой был, но по каким-либо причинам не может быть предоставлен, данная информация отражается в акте, который заверяется подписями: лица, выдающего новую, работника и свидетеля.
Какими чернилами заполняется трудовая книжка 66 — трудовая книжка (ТК), особенности; ст.

192 – 193 – ответственность за несоблюдение порядка по ведению ТК; ст.

Можно ли заполнять трудовую книжку черной гелевой ручкой

  • 1 Технические параметры заполнения
  • 2 Информация о сотруднике
  • 3 Изменения записей в трудкнижке
  • 4 Новые нюансы

Технические параметры заполнения В трудовой книжке отмечается трудовой путь человека Все записи, которые будут вноситься в трудкнижку, если речь идет о датах, должны быть сделаны арабскими цифрами. Если месяц – то запись двузначная, если год – то четырехзначная. В пункте 1.1. выше упомянутой Инструкции читаем, что все записи должны быть сделаны аккуратно.
Для этого используют ручки – гелевые или перьевые, ручки-роллеры, шариковые. Нередко используют световодостойкие чернила, пасты и гели.

Какого цвета чернилами должны заполняться документы?

В его случае, основным документом и решающим фактором для работодателя будет диплом.

Порча трудовой книжки, вызванная заполнением недопустимыми цветами или другими причинами, может привести к тому, что ее придется заменить.

В результате будут утеряны все записи, которые могли бы положительно охарактеризовать работника в глазах будущего работодателя. Восстановить такие записи будет очень сложно.

Для этого понадобится нанести визит всем бывшим работодателям. А предприятия, где вы раньше работали, могут оказаться закрытыми (например, из-за банкротства). Во избежание вышеперечисленных проблем желательно иметь при себе ксерокопию вашей трудовой. С ее помощью всегда можно будет восстановить документ, если он будет утерян или испорчен.

Работодатель обязан предоставить вам копию вашей трудовой в течение трех дней, если вы напишете и подадите соответствующее заявление.

Заполняем вкладыш в трудовую книжку Если места для записей документе больше нет, то в него вшивается работодателем лист-вкладыш установленного образца (№ 225). Для оформления необходимы паспорт и документы, удостоверяющие образование, квалификацию, сотрудника. Вкладыш не является самостоятельным документом и рассматривается как часть трудовой книжки.

В документе проставляется штамп «Выдан вкладыш» в обязательном порядке. Указываются номер, серия вкладыша. 4. Следует иметь в виду, что прием на работу может осуществляться не только путем составления приказа, но и на основе иных документов.

Это значит, что заполняя графу 4, если приказа, как таково не существует, необходимо вписывать ссылку на иное решение работодателя (таковым может быть, например, решение общего собрания).

Каждый человек в определенное время начинает свою трудовую деятельность.

Важно Произвольное вмешательство недопустимо. Это очень важно, так как пропущенная запись может появиться в двух случаях:

  1. По ошибке одного из работодателей.
  2. В случае мошеннических операций с трудовой книжкой со стороны самого работника.

В обоих случаях надлежит проявить бдительность и осторожность. Внимание Особенности внесения в ТК некоторых видов записей В книжку вносится информация как о поощрениях и награждениях, так и о дисциплинарных нарушениях. Она должна вноситься на основании приказа.

Какого цвета чернилами должны заполняться документы? Поэтому если сотруднику в трудовую книжку по ошибке внесли запись о работе чернилами красного, зеленого или другого непредусмотренного цвета, то такую запись следует признать недействительной в общеустановленном порядке.

Чаще всего разрешается использовать для заполнения документов и ручки других типов, например – гелевые или перьевые. Главное, чтобы записи производились аккуратно. Недопустимыми считаются исправления, зачеркивания, грамматические и пунктуационные ошибки.

Если у вас возникают сомнения в собственной грамотности, то перед заполнением лучше проконсультируйтесь с человеком, который хорошо осведомлен в этом вопросе. Требования к заполнению трудовой книжки Согласно пункту 1.

1 Инструкции по заполнению, записи в трудовой книжке должны производиться аккуратно. Ручка может быть:

  • перьевой}
  • гелевой}
  • шариковой.

Допускается также использование световодостойких чернил.
В нашей стране исторически сложилось так, что стандартом для заполнения официальных документов является ручка синего цвета.

Именно такой цвет пасты считается наиболее «нейтральным» и приятным для визуального восприятия.

Синей ручкой можно заполнять документы любого типа, и при этом быть спокойным, что записи не будут считаться недействительными.

Источник: https://novdmt.com/mozhno-li-zapolnyat-trudovuyu-knizhku-gelevoy-ruchkoy/

Запись в трудовой книжке сделана разными чернилами

Какой ручкой можно делать запись в трудовой книжке

В частности постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 разъясняет, что Записи в трудовой книжке нужно делать аккуратно, перьевой, гелевой или шариковой ручкой световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цветов (п. 1.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

При этом указания на то, что в одной записи может быть использован только один из допустимых цветов, в Постановлении № 69 нет.

Обоснование данной позиции приведено ниже в справочной системе «Кадры» и в документе.

1.Рекомендация: Как внести записи о работе в трудовую книжку

Общие требования к записям

Какими чернилами вносить записи в трудовые книжки

Записи в трудовой книжке нужно делать аккуратно, перьевой, гелевой или шариковой ручкой световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цветов (п. 1.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).*

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2.АСТРАХАНСКИЙ ОБЛАСТНОЙ СУД КАССАЦИОННОЕ ОПРЕДЕЛЕНИЕ от 18 января 2012 г. по делу N 33-228/2012

«На основании статьи 13 ФЗ РФ от 17 декабря 2001 года «О трудовых пенсиях в РФ», при подсчете страхового стажа периоды работы и (или) иной деятельности, которые предусмотрены статьями 10 и 11 настоящего Федерального закона, после регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в соответствии с Федеральным законом «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» подтверждаются на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета.

Судом установлено, что письмом ГУ — Управление Пенсионного фонда РФ в Советском районе г. Астрахани от 17 октября 2011 г. при назначении пенсии З.

сообщено, что из страхового стажа исключены следующие периоды работы: с 26 февраля 1982 года по 7 мая 1984 года в *** в должности шофера *** класса, в связи с отсутствием в трудовой книжке после записи об увольнении подписи должностного лица, ответственного за ведение трудовых книжек, с 9 декабря 1985 года по 10 марта 1987 года в ***, в связи с наличием в трудовой книжке истца записи о зачислении, выполненной разными чернилами.*

Согласно пункту 1.1 Положения о порядке подтверждения трудового стажа для назначения пенсий в РСФСР (действующего на момент спорных правоотношений), утвержденного Приказом Минсоцобеспечения РСФСР от 04 октября 1991 года N 190, основным документом, подтверждающим стаж работы, является трудовая книжка.

При отсутствии трудовой книжки, а также в тех случаях, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные записи либо не содержатся записи об отдельных периодах работы, в подтверждение трудового стажа принимаются справки, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости трудовые договоры и соглашения с отметками об их исполнении и иные документы, содержащие сведения о периодах работы.

Разрешая спор, суд правильно исходил из того, что основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника, является трудовая книжка.

Судом первой инстанции достоверно установлено, что в указанные периоды истец осуществлял трудовую деятельность в спорные периоды в *** и в *** в должности водителя *** класса.

Довод кассационной жалобы об отсутствии документальных доказательств факта работы З. опровергаются представленными в материалы дела копией трудовой книжки и показаниями допрошенных в судебном заседании свидетелей Т. и С., работавших совместно истцом в оспариваемые периоды.

Согласно статье 13 ФЗ «О трудовых пенсиях в РФ», в отдельных случаях допускается установление стажа работы на основании показаний двух или более свидетелей при утрате документов и по другим причинам (вследствие небрежного их хранения, умышленного уничтожения и тому подобных причин) не по вине работника.*

При таких обстоятельствах показания свидетелей правомерно признаны судом достоверными для подтверждения факта осуществления истцом трудовой деятельности в спорный период, что соответствует требованиям статьи 67 Гражданского процессуального кодекса РФ.*

Суд с достаточной полнотой исследовал обстоятельства дела. Значимые по делу обстоятельства судом установлены правильно. Нарушений норм материального и процессуального закона коллегией не установлено, в связи с чем, оснований к отмене или изменению решения суда первой инстанции не имеется.

Руководствуясь статьей 361 Гражданского процессуального кодекса РФ, судебная коллегия по гражданским делам Астраханского областного суда

определила:

решение Советского районного суда г. Астрахани от 22 ноября 2011 года оставить без изменения, а кассационную жалобу ГУ — Управления Пенсионного Фонда РФ в Советском районе г. Астрахани — без удовлетворения.»*

Источник: https://www.glavbukh.ru/hl/74224-zapis-v-trudovoy-knijke-sdelana-raznymi-chernilami

ПраваГуру
Добавить комментарий